accès réglementé aux fichiers administratifs

Préambule:
La CNIL restreint de plus en plus l’accès aux fichiers auparavant accessibles à tout requérant. De par ses délibérations, elle réserve cet accès à certaines professions. Concernant les fichiers précités, la profession d’ARP n’est, en aucun cas, nommée comme destinataire de ces informations. Ainsi tout professionnel exerçant l’activité d’enquête privée en France est soumis aux mêmes règles et ne peut faire état de renseignements obtenus d’une façon déloyale, ni même de tenter de les obtenir par des moyens détournés.
En Espagne et au Portugal, par contre, les professionnels exerçant l’activité d’enquête privée ont la possibilité de consulter ces fichiers, et aucune concertation à ce titre n’a encore pu déterminer avec précision le champ d’action des uns et des autres au sein de la CE.
A cet effet vous trouverez ci-dessous, les fichiers ainsi que les personnes ou organismes autorisés à leur consultation.

1/ Fichiers cartes grises :

Fichier national des immatriculations (FNI)
Textes encadrant ce fichier Lois : n°90-1131 du 19 décembre 1990 – articles L. 225-1, L. 330-1, L. 330-2 à L. 330-4 et R. 322-1 à R. 322-18 du code de la route – Arrêtés du 5 novembre 1984 relatif à l’immatriculation des véhicules, du 20 janvier 1994 et du 28 décembre 1994 et du 22 septembre 2003 – Délibérations Cnil : n°93-104 du 30 novembre 1993.
Qui peut consulter ce fichier ? Peuvent seuls être destinataires de ces informations, dans les limites fixées par les articles L. 330-2 à L. 330-4 du code de la route :
1 – la personne concernée, son avocat ou son mandataire .
2 – les autorités judiciaires .
3 – les officiers et agents de police judiciaire .
4 – les militaires de la gendarmerie et les fonctionnaires de la police nationale .
5 – les fonctionnaires habilités à constater des infractions au code de la route .
6 – les préfets .
7 – les agents de préfecture et sous-préfectures .
8 – les agents des services du ministère de l’industrie et du ministère des transports .
9 – les personnels des entreprises d’assurances .
10 – les autorités compétentes des territoires et collectivités territoriales d’outre-mer.

Peuvent être destinataires, pour l’exercice de leur mission, des informations relatives à l’état civil du titulaire de la carte grise, au numéro d’immatriculation et aux caractéristiques du véhicule ainsi qu’aux gages constitués et aux oppositions, à l’exclusion de tout autre renseignement :
1 – Les agents chargés de l’exécution d’un titre exécutoire .
2 – Les administrateurs judiciaires et mandataires liquidateurs désignés dans le cadre d’une procédure de redressement judiciaire ou de liquidation de biens.
3 – Les syndics désignés dans le cadre d’une procédure de règlement judiciaire ou de liquidation de biens.

Le Groupement d’Intérêt Economique ARGOS est également destinataire des informations relatives au numéro d’immatriculation du véhicule et de ses caractéristiques techniques à l’exclusion de toute donnée à caractère personnel dans le cadre d’une convention signée avec le ministère de l’intérieur. L’objet de cette convention est de faciliter la recherche, l’identification, la récupération et la restitution des véhicules déclarés volés. (le GIE ARGOS est un organisme à but non lucratif créé par les sociétés d’assurances françaises)

Comment obtenir communication et/ou rectification des données ?
Le droit d’accès et/ou de rectification s’exerce soit auprès du service compétent du Ministre de l’Intérieur concernant les cyclomoteurs, soit auprès du Préfet du département concernant tout autre véhicule, soit auprès du Ministre chargé des Transports.

2/ Etat Civil :

Décret n° 68-148 du 15 février 1968 portant réforme du décret n° 62.921 du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l’état civil.
Sur le rapport du garde des sceaux, ministre de la justice, du ministre des affaires étrangères et du ministre de l’intérieur.
Vu le décret n 62-021 du 3 août 1962.
Art. 3. – l’alinéa 1er de l’article du décret susvisé est modifié comme suit :
« Les registres de l’état civil datant de moins de cent ans ne peuvent être directement consultés que par les agents de l’Etat habilités a cet effet et les personnes munies d’une autorisation écrite du procureur de la République. »
Art. 4. L’article 9 du décret susvisé est modifié comme suit :
« Toute personne majeure ou émancipée, peut obtenir des copies intégrales de son acte de naissance ou de mariage. Peuvent également obtenir des copies, les ascendants ou descendants de la personne que l’acte concerne, son conjoint, son représentant légal et le procureur de la République. »
« Les copies intégrales des actes de reconnaissance ne sont délivrées qu’aux personnes ci-dessus visées, aux administrations publiques et aux héritiers de l’enfant.  »
« Les autres personnes ne peuvent obtenir la copie intégrale d’un acte de naissance, de reconnaissance ou de mariage qu’en vertu d’une autorisation du procureur de la République. »
« En cas de refus, la demande sera portée devant le président du tribunal de grande instance, qui statuera par ordonnance de référé. »
« Les copies d’actes de décès peuvent être délivrées à toute personne. »

3/ Le répertoire civil au TGI :

Décret n°62-921 du 3 août 1962 modifié par le décret n°68-856 du 2 octobre 1968 (art.10), Décret 68-856 du 2/10/68 , Circulaire : 19/10/68 .
Le décret du 2 Octobre 1968 relatif aux actes d’état civil et à leur publicité prévoit que les extraits d’actes de naissance mentionnant « l’année, le jour, l’heure et le lieu de naissance, le sexe, les prénoms et le nom … Les mentions de mariage, de divorce, de séparation de corps et de décès », peuvent être délivrés à « tout requérant ».
Les modalités de délivrance de ces extraits sont précisées par l’instruction relative à l’état civil du 11 mai 1999, (mise à jour de juillet 1999) § 200 à 200-2.
On peut exceptionnellement en vertu de l’article 10 demander au procureur la filiation, la publicité des actes de jugement (art 906-2).
La copie des extraits conservée au répertoire civil peut être transmise au requérant par courrier. Si on veut demander un RC (mention marginale) il faut envoyer un timbre fiscal. (possible seulement pour les notaires, huissiers et généalogistes) .

4/ Les destinataires des actes d’état civil sont définis par la loi :

Les données à caractère personnel enregistrées dans le registre d’état civil ne doivent être communiquées qu’aux destinataires habilités à en connaître, à savoir :
1 – l’INSEE en application du décret n° 82-103 du 22 janvier 1982 relatif au répertoire national d’identification des personnes physiques et de l’instruction générale de l’état civil;
2 – les services des impôts pour les informations relatives aux décès (art.L102 A du Livre des Procédures Fiscales);
3 – les services de protection maternelle et infantile du Département, pour les extraits d’actes de naissance et les copies d’actes de décès des enfants âgés de moins de 6 ans, conformément à l’article 16 du décret n° 92.785 du 6 août 1992 ;
4 – les services d’état civil des autres mairies ;
5 – les autorités judiciaires, dans la limite de leurs attributions ;
6 – le service municipal des vaccinations conformément à l’article L. 1422-1 du code de la santé publique et au décret du 28 février 1952 ;
7 – le service municipal en charge du recensement au titre du service national, en vertu de l’article R. 111-9 du code du service national ;
8 – la commission administrative chargée de la révision de la liste électorale, au titre de l’article R. 7 du code électoral, exclusivement pour les personnes décédées.

Des copies d’actes de naissance, de mariage ou de décès peuvent cependant être délivrées sous les conditions suivantes :
1. tout requérant peut obtenir un extrait d’acte de naissance ou de mariage sans filiation ;
2. la délivrance d’une copie intégrale ou d’un extrait avec filiation d’un acte de naissance ou de mariage ne peut se faire que sur indication précise par le demandeur du lieu de naissance, des nom, prénoms et date de naissance de l’intéressé ainsi que des noms et prénoms usuels des parents de la personne dont l’acte est réclamé, pour les intéressés majeurs ou émancipés, les parents, les grands-parents, les enfants, le conjoint, le représentant légal ou le curateur, le mandataire (notaire, avocat) avec indication de la qualité de la personne qui a donné le mandat ;
3. les copies d’actes de décès peuvent être délivrées à toute personne qui en fait la demande ;
4. une copie intégrale ou un extrait d’acte de l’état civil peut être demandé directement à l’officier de l’état civil dépositaire de l’acte par une administration, un service, un établissement public, un organisme ou une caisse contrôlée par l’Etat, en charge de l’instruction d’un dossier administratif dès lors qu’il est fondé par un texte législatif ou réglementaire à requérir une copie intégrale ou un extrait d’un acte de l’état civil. Cette demande s’effectue après information des personnes concernées et pour la stricte finalité visée dans le texte fondant l’une des entités visées à l’alinéa précédent, à effectuer cette demande ;
5. une copie intégrale ou un extrait d’acte de l’état civil peut être demandé ou délivré par voie électronique, dans le respect des conditions légales. L’acte délivré doit être authentifié par l’officier de l’état civil. Les données transmises par Internet doivent être chiffrées et les expéditeurs et destinataires identifiés ;
6. la consultation des registres datant de moins de cent ans est interdite, sauf pour les agents de l’État habilités à cet effet et les personnes munies d’une autorisation écrite du Procureur de la République. La consultation des registres d’état civil datant de plus de cent ans est libre, en application de l’article 7-3 de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives.

Les personnes effectuant des recherches généalogiques ne peuvent en conséquence avoir accès aux registres d’état civil que dans les conditions précitées.
Les informations sur le demandeur d’un extrait ou d’une copie intégrale d’un acte de l’état civil peuvent être conservées un an aux seules fins de preuve dans un éventuel contentieux. Ces informations se limitent au nom, au prénom, à la qualité, à l’adresse du demandeur ainsi qu’à la date de délivrance et au type de l’acte demandé.

5/ Les fichiers liés aux moyens de paiement :

Concernant les moyens de paiement, il existe trois fichiers gérés par la Banque de France. Les deux premiers ont été institués par le décret loi du 30/10/1935 et modifiés par la loi du 30/12/1991 relative à la sécurité des chèques et des cartes de paiement; ils sont publics et nationaux, tandis que le dernier est de nature privée.

1/ Le FCC – Fichier Central des Chèques centralise les mesures d’interdictions bancaires d’émettre des chèques, prononcées suite à une émission de chèque sans provision et les mesures d’interdictions judiciaires. Les informations sont conservées pendant toute la durée de l’interdiction, soit 5 ans pour l’interdiction bancaire à défaut de régularisation. Les informations recensées concernent le numéro du compte, les nom et prénoms du titulaire, les date et lieu de naissance, le numéro et le montant du chèque, la date et la cause du refus de paiement, montant de l’insuffisance de provision.
Qui peut accéder au fichier FICP ?
Seuls les établissements de crédit et les services financiers de La Poste ont accès à ce fichier, uniquement pour leur usage exclusif. L’intéressé lui-même ne peut obtenir copie des informations qui le concerne. Mais il peut exercer son droit d’accès au fichier en s’adressant à un guichet de la Banque de France, qui lui communiquera oralement les informations le concernant.
S’affranchir de la contrainte du fichage FICP, qui empêche tout nouvel emprunt devient alors parfois un enjeu majeur exploité par certains organismes financiers qui proposent du rachat de crédits.
Une simple recherche sur Internet permet de prendre la mesure de ce marché…

2/ Le FNCI – Fichier National des Chèques Irréguliers permet à tout bénéficiaire d’un chèque remis pour paiement d’un bien ou d’un service (essentiellement commerçants et mandataires) de vérifier la régularité de l’émission d’un chèque, de voir par exemple si la formule n’a pas fait l’objet d’une déclaration de vol ou de perte, si elle n’a pas été émise sur un compte clos ou si son titulaire n’a pas été frappé d’interdiction bancaire ou judiciaire. Les informations recensées sont relatives au compte (numéro, interdiction…), au chèque (heure de saisie des données, vol, perte…) mais n’y figure pas le nom du titulaire du compte en question.

3/ Le fichier de centralisation des retraits de cartes bancaires « CB » , un sous fichier du FCC, repose sur un accord contractuel entre la Banque de France et le Groupement des cartes bancaires « CB », entériné par un arrêté du Conseil général de la Banque de France du 16/07/1987. Il permet de mettre à disposition de la profession bancaire des informations sur les personnes titulaires de comptes sur lesquels ont été constatés des incidents de fonctionnement, qui résultent directement d’utilisations abusives de cartes bancaires « CB », comme l’absence de provision disponible sur le compte. Les informations, conservées pendant une durée de 2 ans à compter de la décision de retrait, sont relatives à l’identité du titulaire du compte et à la décision de retrait de la carte.

Pour accéder aux informations vous concernant dans l’un de ces fichiers ou demander leur rectification, vous devez vous rendre à la succursale de la Banque de France la plus proche de votre domicile ou lui écrire par lettre simple, avec la photocopie d’une pièce d’identité officielle portant votre signature.

4/ Le fichier lié aux ouvertures et clôtures de compte : le FICOBA
Géré par la Direction générale des impôts, le FICOBA – Fichier des Comptes Bancaires et Assimilés recense les déclarations d’ouverture et de clôture de comptes en métropole et dans les départements d’Outre Mer (hors Mayotte et Saint Pierre et Miquelon), souscrites par les personnes dépositaires de valeurs mobilières, de titres ou d’espèces. La déclaration au FICOBA est faite par la banque dans le mois qui suit l’ouverture ou la clôture d’un compte (art. 164 FB, art. 164 FC et art. 164 FD annexe 4 du Code général des impôts pour les comptes en France – art. 1649-A du Code général des impôts pour les comptes hors de France).
Les informations recensées sont relatives à l’établissement teneur de compte, au compte (numéro, nature, type, caractéristiques), à l’opération déclarée (ouverture ou clôture, date), à l’identité des personnes physiques (nom, prénoms, date et lieu de naissance, adresse). Elles sont conservées pendant toute la durée de vie du compte et pendant 3 ans après sa clôture.
Le fichier ne fournit aucune information sur les opérations effectuées sur le compte.

Seules sont habilités à consulter le FICOBA, les autorités judiciaires, les agents de la Direction générale des impôts, les personnes chargées de poursuivre le recouvrement de créances alimentaires et les agents de la Banque de France dans le cadre de la gestion du FCC. Si vous souhaitez accéder aux informations vous concernant ou en demander la rectification, vous devez contacter la Direction régionale des impôts Service FICOBA (Centre régional informatique de Nemours – 22 avenue JF Kennedy 77 796 Nemours cedex).

6/ Les fichiers cadastraux :

Le cadastre recense, décrit et fixe les limites des propriétés foncières, en donne une évaluation, utilisée en matière fiscale. Il constitue un fichier de données à caractère personnel dans la mesure où il comporte, notamment, l’identité des propriétaires. Nombre de collectivités locales et de leurs groupements reçoivent sur support informatique, voire au sein d’un système d’information géographique (SIG), la documentation cadastrale concernant leur territoire, pour en permettre l’exploitation à des fins internes par leurs services ou pour renseigner le public intéressé. Dans certains cas, les groupements de communes et les conseils généraux acquièrent des fichiers auprès des services fiscaux pour les mettre à disposition des communes ou des collectivités de leur ressort.

Pour quelles finalités ?
Le fichier du cadastre – ou le SIG – peut notamment être consulté lors de l’instruction des demandes d’autorisation d’occupation du sol (permis de construire, de démolir, déclaration de travaux.), de l’exploitation des déclarations d’intention d’aliéner, de la constitution des dossiers d’acquisitions ou de ventes foncières, pour la gestion des permissions de voiries, l’envoi aux propriétaires fonciers de courriers d’informations sur des opérations d’aménagement, ou encore pour répondre aux personnes ayant déposé une demande de renseignement concernant une parcelle ou un propriétaire déterminé (dans la limite des informations communicables).
Chaque commune ou groupement de communes ayant ses propres fichiers cadastraux ou accédant à une base de données du cadastre gérée à distance doit définir précisément les utilisations qu’il souhaite faire des données cadastrales ou du SIG. Pour quels utilisateurs ?
Les communes ne peuvent accéder qu’aux données cadastrales de leur territoire, si bien qu’en présence d’un SIG intercommunal ou départemental, elles ne sont pas habilitées à accéder aux données à caractère personnel des autres communes.
Seuls doivent disposer d’un accès direct aux informations les services ayant un besoin permanent de ces données au titre d’une au moins des finalités déclarées du fichier (par exemple, les services du cadastre, de l’urbanisme, des travaux de voirie). Les contraintes de diffusion des informations cadastrales auprès du public.

La documentation cadastrale comporte à la fois des informations cadastrales, par nature publiques, et des données recueillies à des fins purement fiscales (description des locaux, situation fiscale des personnes.). Ces dernières ne peuvent être communiquées qu’au contribuable concerné.
Le maire peut délivrer ou faire délivrer par la personne qu’il délègue à cet effet, à toute personne qui en fait la demande, des informations cadastrales relatives à un bien déterminé, sous réserve que toute garantie soit prise pour empêcher une utilisation de ces informations à des fins commerciales, politiques ou électorales ou de nature à porter atteinte à l’honneur ou à la réputation des personnes ou au respect de la vie privée.

La communication ne doit pas excéder les informations demandées. Le public ne peut directement accéder au logiciel de consultation par quelque moyen que ce soit. Seul le propriétaire foncier ou son mandataire peut accéder à l’ensemble des informations le concernant.
Les date et lieu de naissance du propriétaire, les mentions relatives aux motifs d’exonération des taxes foncières lorsque ces motifs donnent une information sur le mode de financement de la construction ou la situation personnelle du propriétaire (personne économiquement faible) ne peuvent pas être communiqués au public.
L’adresse du domicile du propriétaire ne peut être délivrée qu’en présence d’une motivation légitime. Les informations ne sont délivrées qu’après signature d’un acte d’engagement recueillant l’identité du demandeur et l’informant sur les limites d’utilisation ainsi que sur les risques encourus. En cas de doute, la commune doit renvoyer le demandeur vers le centre des impôts fonciers.

La CNIL estime, enfin, que la diffusion de données cadastrales nominatives sur des sites Internet ou des bornes interactives publics comporte un risque d’utilisation détournée de l’information, notamment à des fins commerciales, alors que les personnes concernées ne sont pas en mesure de s’y opposer. Les mesures de sécurité nécessaires, les niveaux d’accès à l’application informatique doivent être définis avec précision. S’agissant d’autres organismes publics (EPCI.) que les communes, les services concernés ne doivent pouvoir accéder, sauf exception motivée, qu’aux données générales (n° de la parcelle, localisation, nom et adresse du propriétaire).

Un SIG en intra net ou extra net doit, de préférence, faire appel à un réseau de terminaux dédiés (réseau VPN par exemple) ou à un cryptage des données.
Lorsque les données cadastrales sont transmises sur support amovible (cédérom) ou par réseau, les données cadastrales visées à l’article 2 doivent être chiffrées. La clé de déchiffrement doit être délivrée, de manière sécurisée, indépendamment du support amovible ou, dans l’hypothèse d’un accès par réseau, avant l’ouverture de cet accès. Le support amovible doit, dans la mesure du possible, être utilisé pour l’installation des données cadastrales sur un poste de travail ou sur un serveur dont les accès à l’application doivent être strictement limités. Le support amovible doit être conservé en toute sécurité. Il ne peut être dupliqué ni transmis en dehors des locaux des services municipaux habilités.

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